RGPD: ¿Cómo actualizar tus listas y demostrar el consentimiento de tus contactos?

Mientras escribo estas líneas, quedan menos de 10 días para la entrada en vigor del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), por lo que seguramente habrás recibido una avalancha de información al respecto. Por ejemplo, puede que ya sepas que es necesario adoptar determinadas medidas como la evaluación de los proveedores que procesan tus datos con el fin de asegurarse de que ellos mismos se ajustan al RGPD. También hay otra cuestión importante:  el consentimiento de tus contactos.

De conformidad con el RGPD, para poder seguir enviando comunicaciones a tus contactos, deberás poder demostrar que has obtenido su consentimiento. Pero, cuidado: el RGPD no se aplicará únicamente a tus nuevos contactos adquiridos después del 25 de mayo de 2018, también se aplicará a todos tus contactos existentes.

Hazte ahora la siguiente pregunta: ¿qué debo hacer para poder seguir enviando emails de marketing a mis contactos?

Que no cunda el pánico, aquí te lo explicamos todo.

Una campaña de actualización es un método que se utiliza para poner al día una lista de contactos. Concretamente, permite volver a obtener el consentimiento de tus destinatarios. Algunos profesionales del marketing ya utilizan este método para conservar una base de contactos sana y seguir enviando campañas de emailing eficaces. Efectivamente, al tener menos personas desinteresadas en tus listas de contactos y concentrarse únicamente en las personas que han consentido expresamente en recibir tus campañas de comunicación, los emails de marketing van dirigidos exclusivamente a las personas más interesadas en tu contenido.

En primer lugar, debes determinar cuáles son tus listas de contactos para las que es necesario solicitar nuevamente el consentimiento. Para ello, identifica en cuál de las 3 situaciones siguientes te encuentras:

1. El consentimiento de tus contactos ha sido obtenido de manera clara y transparente (a través de un sitio web, una aplicación, un formulario impreso, etc.)  y dispones de la prueba de dicho consentimiento. En este caso, no es necesario llevar a cabo una campaña de actualización entre tus contactos, puedes seguir enviándoles emails de marketing, siempre que conserves la prueba de dicho consentimiento.

2. El consentimiento de tus contactos no ha sido obtenido de manera clara y transparente… o ni siquiera ha sido obtenido. ⛔ Cuidado: en esta situación no es posible efectuar una campaña de actualización, puesto que estos contactos nunca han aceptado expresamente recibir tus mensajes.

3. El consentimiento de tus contactos ha sido obtenido de manera clara y transparente (a través de un sitio web, una aplicación, un formulario impreso, etc.), pero no dispones de la prueba de dicho consentimiento. ✅ Si te encuentras en esta situación, debes llevar a cabo obligatoriamente una campaña de actualización para obtener su consentimiento y poder demostrarlo, con el fin de seguir enviando emails a estos contactos tras la entrada en vigor del RGPD.

Es muy importante señalar que una campaña de actualización debe tener como único objetivo la actualización de los contactos que anteriormente ya habían dado su autorización expresa para contactarlos en un momento determinado. Una campaña de este tipo no debe considerarse como un medio de última hora para obtener el consentimiento inicial de tus contactos justo antes de la entrada en vigor del RGPD.

La primera etapa es reducir los riesgos de “hard bounce” (mensaje de error o fallo definitivo enviado por el servidor del dominio destinatario), que se deben a la presencia de direcciones no válidas en tu base de datos. Para ello, te aconsejamos utilizar Briteverify. Esta herramienta te permitirá realizar una primera limpieza de tu lista. No obstante, ten en cuenta los siguientes elementos:

• Este método no garantiza que ya no tendrás ningún “hard bounce” en tu lista, pero puede reducir el número de direcciones no válidas.
• Esta limpieza no es un remedio milagroso contra las malas prácticas de creación de listas. Debes efectuar esta limpieza también en bases de datos sanas, de lo contrario tus contactos podrían señalar tus emails como spam y tu entregabilidad se vería reducida de manera significativa.
• La utilización de esta herramienta no significa que hayas obtenido el consentimiento de tus contactos como por arte de magia. En otras palabras, si estuvieras en la situación n.º2 antes mencionada, ¡seguirás sin poder enviarles emails!

Una vez realizada esta primera limpieza de “hard bounce”, te recomendamos segmentar tu lista en función del nivel de compromiso de tus contactos. Para ello, identifica a los clientes que no han abierto tus emails durante los últimos 12 meses o más y elimínalos de tu lista. Seamos honestos: si no se han dignado a abrir tus mensajes al cabo de un año, la partida está perdida de antemano.

Con el fin de desarrollar campañas de actualización eficaces, aquí encontrarás una serie de buenas prácticas que te recomendamos aplicar:

• No envíes simplemente un email para solicitar únicamente el consentimiento. Envía más bien un mensaje que recuerde a los lectores las ventajas de tu newsletter y pídeles que confirmen si quieren seguir recibiendo tus valiosas comunicaciones. Es fundamental convencer a tus lectores. Por ejemplo, si tienes una solución de comercio electrónico, explícales que si dejan de recibir tus emails ya no podrán beneficiarse de las últimas noticias sobre tus productos u ofertas promocionales exclusivas.
• No envíes solo un email de actualización, ya que no todos lo abrirán. La frecuencia de envío siempre es un asunto delicado en el ámbito del email de marketing. La idea no es inundar a tus contactos enviándoles demasiadas comunicaciones. Sin embargo, con el fin de que tus destinatarios tengan en cuenta debidamente tu mensaje de actualización, planifica una campaña de actualización, durante un periodo de tiempo definido, que contenga una serie de emails con un contenido diferente.
• No incluyas solamente un botón de tipo «Sí, quiero seguir recibiendo tus notificaciones» en tu email. Permite a tus clientes elegir la opción inversa, por ejemplo, «No, ya no quiero seguir recibiendo tus notificaciones». De esta forma, puedes excluir a las personas que han respondido «No» de tus futuros emails de actualización. Nuestro consejo es que utilices menciones claras y detalladas para estos botones.
• No utilices un único canal de comunicación para obtener un nuevo consentimiento; más bien, contacta con tus contactos utilizando también otros canales. Por ejemplo, puedes lanzar una campaña en Facebook para obtener su consentimiento. Sea cual sea el canal de comunicación que elijas, no olvides conservar el consentimiento una vez obtenido.

Y asegúrate siempre de que tu campaña de actualización contiene información clara, transparente y concisa.

Para ayudarte, a continuación encontrarás un modelo y un ejemplo de email de actualización.

Para resumir, el RGPD debe considerarse como una verdadera oportunidad, pues se trata de la ocasión de limpiar tus listas eliminando los “hard bounce” y los contactos inactivos. De esta forma, aumentarás el compromiso de tus mejores clientes y reforzarás la relación que mantienes con ellos. Por lo tanto, este nuevo reglamento es bueno para tu estrategia de marketing.

Sin embargo, ten en cuenta que es probable que los suscriptores reciban numerosos emails de renovación del consentimiento por parte de las marcas y puedan sentirse abrumados, de manera que, cuanto antes desarrolles una campaña de actualización, más posibilidades tendrás de obtener una respuesta (¡positiva!).

Una vez obtenido el consentimiento expreso, asegúrate de conservarlo junto con toda la información necesaria para poder demostrarlo: rastro del consentimiento, dirección de email del destinatario y fecha en la que se dio el consentimiento.

Eso es todo. Ahora que ya tienes una base sana y unos suscriptores comprometidos, estás listo/a para enviar campañas de emailing de conformidad con el RGPD.

Autor: El equipo de Sinch Mailjet El equipo de Sinch Mailjet