Les 10 meilleurs outils collaboratifs pour les équipes

Les outils collaboratifs utilisés chez Mailjet

Nous avons mené une enquête auprès des équipes de Mailjet sur leurs outils collaboratifs préférés et la manière dont elles les utilisent au sein de chaque équipe. Il en est ressorti que chaque équipe collabore de façon très différente.

Les outils de communication et de gestion de projets se sont révélés les plus appréciés par l’ensemble de nos équipes. Nous avons demandé à nos collaborateurs d’évaluer leurs outils favoris qu’ils utilisent en ligne plusieurs fois par semaine. Nous avons ensuite déterminé pourquoi nos collaborateurs adorent ces outils au point de ne pas pouvoir s’en passer, et comment des équipes de toutes tailles (qui travaillent à distance ou non) peuvent tirer le meilleur parti de ces outils puissants pour développer une culture collaborative.

Slack : pour rassembler vos équipes

Comment vous dire... l’outil de messagerie instantanée Slack cartonne. Chez Mailjet, tout le monde adore Slack, non seulement comme outil de communication, mais aussi comme un moyen de développer une culture d’équipe.

« Slack permet aux équipes internationales de communiquer en temps réel. Je ne sais pas si j’arriverais à travailler de manière efficace sans cet outil. » – L'équipe produit

Chez Mailjet, nous utilisons Slack à l’échelle de l’entreprise pour entretenir une discussion continue sur les projets, entre les services et au sein des équipes. Des discussions Slack sont créées pour chaque équipe et chaque projet. Ainsi, les collaborateurs peuvent rapidement rejoindre des échanges, ce qui leur permet d’obtenir les informations les plus récentes et de suivre les conversations en temps réel.

Plus une équipe est nombreuse, plus elle a du mal à rester soudée et à mener à bien les projets. Slack est aujourd’hui le principal outil utilisé par Mailjet pour soutenir la croissance des équipes.

En parallèle, nous utilisons chez Mailjet des outils de vidéoconférence tels que Zoom ou Google Hangouts pour nos réunions. Il existe aussi Microsoft teams ou Skype qui sont utilisés dans certaines entreprises. Ces outils sont particulièrement utiles par les temps qui courent.

G Suite : pour travailler sur des documents

Tout a déjà été dit sur G Suite, l’alternative à Microsoft Office, et ses outils - Google Docs pour remplacer Word, Google Sheets pour remplacer Excel, Google Slides pour remplacer Powerpoint et Google Drive (un espace de stockage qui permet le partage de fichier) - ou presque. Avec G Suite (ou un outil similaire tel que Dropbox Paper), vous bénéficiez de fonctionnalités de collaboration en temps réel, gestion des versions, suivi des modifications...

Dans une entreprise SaaS en pleine croissance comme Mailjet, notre équipe collabore de manière permanente pour produire des documents, des présentations et des feuilles de calcul en temps réel. Il est en effet essentiel de collaborer en temps réel pour être productif dans l’environnement de travail actuel.

« J’apprécie beaucoup G Suite car je peux travailler en temps réel avec des collègues du monde entier et voir directement ce qui a été ajouté, modifié ou supprimé. » – L'équipe de chargés de compte

Fini le temps où il fallait créer un document, l’enregistrer, le fermer et l’envoyer par email avant de passer à d’autres activités. Aujourd’hui, il suffit d’ouvrir un fichier partagé, de travailler dessus à plusieurs, d’ajouter des commentaires, d’y répondre, de relire le document et de le finaliser. Ce partage de document permet de simplifier grandement les méthodes de travail des équipes.

Trello : pour gérer tous vos projets

En troisième position dans notre classement, voici Trello, l’outil de gestion de projet qui permet aux équipes de travailler ensemble sur des projets, des tâches et des idées à l’aide de tableaux.

Utilisé dans différents services de Mailjet, Trello est surtout apprécié par nos équipes marketing, produit et chargés de compte. Ses atouts ? Sa convivialité, sa flexibilité, son adaptabilité à n’importe quel projet et son caractère visuel, qui facilite la compréhension et les contributions.

« J’aime beaucoup Trello car c’est un outil à la fois simple et flexible. Vous pouvez l’utiliser pour gérer une équipe, un projet, voire vos tâches quotidiennes ! » – L'équipe marketing

Nos collaborateurs sont nombreux à avoir mentionné l’utilisation de Trello dans un cadre non seulement professionnel mais aussi personnel – listes de courses, projets parallèles, voyages ou travaux de rénovation. Il en est ainsi pour de nombreux outils collaboratifs et de plus en plus d’applications. Par exemple, AirBnB propose des fonctionnalités pour faciliter les voyages en groupe.

Trello est notamment utilisé au sein de notre équipe design pour organiser et classer les projets par ordre de priorité. Chaque fois que nous avons un besoin graphique (nouvelle image à publier sur les réseaux sociaux, mise à jour du site Internet, animation...), nous créons immédiatement une carte correspondant à la tâche dans Trello.

Après avoir passé une année à essayer de planifier des projets sur une discussion Slack, notre équipe design en avait assez du désordre. Slack est idéal pour mener des discussions sur les projets, mais moins pour organiser des tâches individuelles – c’est là qu’intervient Trello.

Github : pour gérer facilement les versions

Github n’est utilisé que par 22 % des collaborateurs de Mailjet, ce qui est normal car il s’agit d’un outil spécialement conçu pour les équipes de développeurs.

Github est une plateforme cloud sur laquelle les développeurs peuvent héberger et vérifier leur code, gérer des projets et créer des logiciels de façon collaborative. À l’image de G Suite, qui a résolu le problème de contrôle de versions pour les documents, les feuilles de calculs et les présentations, Github permet de gérer les versions de code et de logiciels. Les équipes peuvent ainsi créer de nouvelles versions de code, les vérifier, y ajouter des commentaires et les mettre en œuvre dans le cadre de projets.

Le principal avantage de Github pour Mailjet réside dans la possibilité de collaborer non seulement en interne, mais aussi avec nos clients et nos partenaires. Le compte Github de Mailjet comporte des projets (ou plus précisément des « dépôts ») pour les plugins, ainsi que d’autres projets pertinents qui nécessitent une amélioration continue. Par exemple, notre plugin Wordpress est souvent mis à jour car il est très populaire au sein de notre réseau.

Les utilisateurs peuvent apporter leur contribution au dépôt, ajouter des commentaires, suggérer des modifications et bien plus encore. C’est certainement plus efficace que d’envoyer des suggestions à une adresse email générique (de type contact@entreprise.com), et cela permet à nos différentes équipes d’unir leurs efforts pour tenir à jour nos outils et s’assurer qu’ils répondent bien aux besoins de nos utilisateurs.

Le dépôt MJML de Mailjet sur Github est également très actif : 60 développeurs contribuent à faire de MJML le meilleur framework d’emails responsives open source du monde. Par ailleurs, notre équipe produit met à jour une feuille de route publique pour informer les utilisateurs des produits en cours de développement, de la date de lancement estimée, etc. Notre communauté peut ainsi nous aider à définir l’ordre de priorité des projets et à façonner l’avenir de MJML.

Mailjet : pour vos envois d'emails

Enfin, notre équipe marketing utilise massivement les propres fonctionnalités collaboratives de Mailjet. Ces dernières rassemblent notamment le meilleur de Google Docs dans une solution de création d’emails. Grâce à la collaboration en temps réel et à l’ajout de commentaires au sein de l’application, les équipes peuvent travailler ensemble efficacement sur une campagne d’emails, pour un gain de temps inestimable.

Vous pouvez également définir des rôles et des permissions avancées pour certains membres de l’équipe, de manière à garder la main sur le design et le contenu de vos emails. Par exemple, seul le directeur artistique pourra accéder au design et à la mise en page, tandis que seul le responsable marketing et communication pourra envoyer une campagne.

Tout comme Google Docs, Mailjet propose également le suivi des modifications et une gestion simple des modèles d’emails : vous pouvez facilement rétablir les anciennes versions d’un modèle modifié par erreur, ou encore appliquer une modification à tous les modèles d'emails (mise à jour de votre logo, par exemple) en un seul clic. Sachez que Mailjet propose une version gratuite sans engagement pour vous permettre de tester la solution. La prise en main de cette solution emailing se fait de manière très simple et intuitive.

Outils collaboratifs : mentions spéciales

Lors de notre enquête, nous nous sommes immédiatement aperçus que la collaboration était intégrée à la quasi-totalité des outils utilisés par notre équipe. Si Slack, G Suite, Trello, Github et Mailjet sont les outils les plus utilisés et appréciés par nos équipes, il existe également d'autres outils à connaître.

Asana

Asana fait partie des outils de gestion de projets qui permettent de coordonner et connecter vos équipes, où que vous soyez. Comme Trello, Asana est utilisé par bon nombre de nos collaborateurs pour gérer les projets et la gestion des tâches. Cet outil est particulièrement utile pour la planification de projets dans le temps, par exemple l’élaboration d’un calendrier de contenus ou de publication sur les réseaux sociaux.

InVision

InVision est un outil de maquettage créé pour les designers afin de concevoir leurs maquettes, gérer les versions, partager, commenter et itérer ses design jusqu’à l’intégration. InVision est une application remarquable utilisée par nos équipes produit et design pour concevoir ensemble des expériences utilisateur, applications et sites Internet en temps réel.

Evernote

Evernote est une application très prisée de nos collaborateurs pour la création de bloc-notes et de dossiers partagés, en particulier lors de la planification de projets et de campagnes. Par exemple, notre équipe de chargés de compte répertorie les témoignages clients par secteur d’activité, pays ou taille de l’entreprise dans un bloc-notes partagé, qui sert de source d’informations unique pour les devis et les demandes de nos clients.

Talkspirit

Talkspirit est une plateforme collaborative tout-en-un, 100 % made in France destinée aux PME et aux ETI. La plateforme s'appuie sur des fonctionnalités collaboratives modernes (visioconférence, tchat, suite bureautique collaborative, assignation de tâches, groupes/communautés…) pour fluidifier le partage et l'accès à l'information, et rendre le travail collaboratif plus agréable et plus productif.

Crisp

Crisp est une application très complète qui permet à Mailjet d’engager la conversation en temps réel avec les visiteurs du site. Proposant bien plus qu’un simple chat, Crisp offre également une boite de réception collaborative qui permet de centraliser l’ensemble des échanges avec les clients & prospects. Au travers de cette boîte de réception, l'équipe marketing de Mailjet collabore en temps réel, à la résolution des demandes d’informations mais accède également à un moyen simple d’échanger avec les utilisateurs potentiels.

Conclusion

Alors que les espaces de travail et que l’organisation du travail évoluent, nous avons voulu vous présenter nos outils préférés et la manière dont nos équipes les utilisent. En conclusion, la collaboration occupe aujourd’hui une place de plus en plus centrale dans les solutions que nous utilisons tous les jours. Cela concerne non seulement les équipes qui travaillent à distance, mais aussi celles qui travaillent au sein d’un même bureau. Qu’il s’agisse de documents, de présentations, de projets, de code, de fichiers de design ou d’emails, la collaboration permet d’obtenir de meilleurs résultats dans le cadre de votre transformation digitale.

Maintenant, à vous : avez-vous déjà travaillé sur la mise en place d'outils autres que ceux abordés dans cet article ? Rendez-vous sur Twitter pour partager avec nous ces outils et nous raconter comment ils favorisent la collaboration au sein de votre équipe et de votre espace de travail.

***

Cet article est une version mise à jour de l’article « Les 5 meilleurs outils collaboratifs pour les équipes », publié sur le blog Mailjet le 13 septembre 2018 par Miles DePaul.